Organizacja czasu w 8 punktach, czyli jak zostać Beyoncé produktywności!

Można bez tego żyć. Można uznać, że organizacja czasu to… strata czasu. Można działać impulsywnie, doraźnie. Pewnie, że można!

Sama nie raz tak działam!

Na dobry początek zaznaczę, iż jestem osobą, którą inni postrzegają jako bardzo zorganizowaną, pracowitą. Nie jestem, bywam. Nie jestem super zorganizowana, ale nie zawalam. Nie mam wszystkiego rozpisanego, ale priorytetyzacja u mnie zawsze działa. Może dlatego nie jestem dla siebie zbyt surowa, gdy np. rozwalam luźny dzień bezproduktywnie.

Gdy ma być coś zrobione – będzie. Koniec, kropka. Można na mnie polegać.

Pisząc ten wpis przypomniałam sobie przygotowania do matury, a potem do egzaminów na studiach. Byłam tą, która najwięcej czasu poświęcała na piękne, kolorowe, równe notatki. Byłam mistrzynią notatek. Bo to było coś, co mnie jakby usprawiedliwiało przed samą sobą. Przecież ,,coś robię” w temacie, czyli się uczę, prawda?

Też tak macie? Że jak trzeba coś zrobić, to nagle okazuje się, że trzeba wyprasować ciuchy z całej szafy, trzeba złożyć szafkę z IKEA, trzeba zatemperować wszystkie ołówki, jakie są w domu… Gdy zauważyłam ten mechanizm, od razu mi przeszło. Skupiam się na tym, by codziennie zrobić coś ważnego, niekoniecznie wielkiego.  Życie nie składa się tylko z priorytetów i deadline’ów. To by było bardzo stresujące, prawda? Codzienność to suma drobnych zadań, które powinny łączyć się w coś większego.

 

1. Organizacja czasu a czysty zeszyt

Nie ma znaczenia, skąd ten notes. Czy zeszyt jest w linię czy czysty. Nieważne, z którego jest roku i co ma na okładce. Nie jest też ważne, ile kosztował. Po dwóch dniach nawet najbardziej stylowy notes będzie zabazgrany na szybko robionymi notatkami.

Więc po co przywiązywać do tego aż tak dużą wagę?

Lepiej skupić się na działaniu niż na tym, by to planowanie miało ładny charakter pisma i było wyraźnie podkreślone mazakiem.

Więc piszę, po prostu zapisuję w tych zeszytach z 1980 roku. W tych przywiezionych z Amsterdamu notatnikach. W tych pięknych notesach, które powinny czekać na wielkie projekty do rozpisania, a ja w nich codzienne listy ołówkiem zakreślam. Piszę w zwykłych zeszytach i w pięknych notesach.

Ale piszę. Codzienny plan jazdy. I gdy to zapisuję, wtedy jestem w stanie nie tylko zorientować się, co jest najważniejsze, ale też w jakim kierunku skręca moja działalność. I czy jest mi z tym po drodze, czy też nie.

Jest jeszcze jedna rzecz, która sprawia, że wypisywanie list ,,do zrobienia’ jest dobrym pomysłem. Gdy raz za razem skreślasz zrobione rzeczy, czujesz się jak mistrz świata. Jak najbardziej kompetentny pracownik miesiąca. I chcesz więcej zakreślać. Chcesz tak się czuć częściej. Więc działasz skuteczniej.

A pamiętaj, że tak naprawdę nie potrzebujemy pełnych 8 godzin, żeby pracować. Te same rzeczy możemy zrobić o wiele, wiele szybciej. Tylko musimy chcieć.

 

2. Organizacja czasu to wybranie priorytetów na każdy dzień

Ostanie tygodnie minęły mi na przygotowaniach do oddania do druku kolejnego numeru The Mother MAG. To był mój priorytet i prace nad nim były ważniejsze, niż na przykład wpis na Instagramie czy spotkanie w sprawie przyszłorocznego projektu.

Po prostu, jeśli już przekładam plany, upewniam się, że mimo wszystko mam czas na to, by dokończyć to, co mam zaplanowane. Nie odpuszczam i staram się nie przekładać na jutro czy na kiedyś. Jeśli już przekładam, znaczy, że nie było to nic ważnego.

Często też bywa, że tak bardzo chcemy być mistrzami dnia codziennego, że na listę zadań wpisujemy wszystko, co tylko przyjdzie nam do głowy. A potem przychodzi rozczarowanie – nie daliśmy rady. Warto wybrać to, co jest ważne, by jutrzejsze działania płynęły gładko.

3. Kalendarz

Wiecie, kiedy wpadam na pomysł, by zrobić kalendarz XXL? Gdy nie mogłam się połapać w planach naszej całej rodziny. Kiedy wyjazd do Olsztyna, kiedy oddanie wpisu do akceptu, kiedy turniej, kiedy spotkanie, kiedy dentysta Iny, kiedy urodziny koleżanki z przedszkola, kiedy wywiad, a kiedy skype.

Każdy miał swoje plany, tylko inni domownicy o nich nie wiedzieli.

Kalendarz to jednak dobra rzecz. Ale nie jestem fanką kalendarza w telefonie, baaardzo rzadko do niego zaglądam. Nie lubię też kalendarzy w notesach, bo często o nich zapominam. Jedyny kalendarz, którego używam to ten w moim domowym biurze. Ten wielki, na którym mogę wszystko zapisać.

Na tym kalendarzu rozpisałyśmy cały 5 numer The Mother MAG, który już 12 lipca będzie dostępny w sieci salonów Empik oraz w sklepie internetowym.  W tym kalendarzu rozpisuję pomysły na blogowe wpisy i – co mnie bardzo cieszy – planuję wakacje.

Każdy w domu może tam zapisać swoje plany i dzięki temu nasza rodzinna maszyna działa bez zarzutu.

Jeśli prowadzisz firmę, zatrudniasz ludzi, lubisz kreatywne burze mózgów, a Twoje działania opierają się na pomysłach Twojego zespołu, a na dodatek musisz rozpisać plan działań na kilka osób – ten kalendarz nie tylko Ci się spodoba, ale też uznasz, że jest naprawdę pomocny.

Bo na nim widać wszystko jak na dłoni.

Możesz go położyć na stole w sali konferencyjnej, powiesić na tablicy, przykleić do ściany. I wszystko widać. Możesz rozpisać projekt na dni miesiąca i zrobić to tak, by było to czytelne i jasne dla wszystkich.

4. Mierz siły na zamiary. Rezygnuj, gdy wymaga tego sytuacja.

Organizacja czasu nie polega na tym, by wszystko, co masz w głowie i co chcesz zrobić, upchnąć w 7 dni tygodnia.

Czasem to kwestia wyboru.

Zrezygnowałam z poniedziałkowych postów z 10 inspiracjami. Bo przestała być to dla mnie frajda w momencie, gdy MUSIAŁAM się z tego wywiązać. Wolę ten czas przeznaczyć na coś, co w perspektywie da mi coś więcej.

Czasem trzeba wybrać to, co jest nie tylko do zrobienia, ale i opłacalne. Czas to pieniądz!

5. Masz dobrą pamięć?

Ja mam i często na niej polegam.

Jakoś rzadko czytam o tym, że dobra organizacja czasu może opierać się na dobrej pamięci.

Jak to jest?

W każdy razie ja lubię to, że jak nie zapiszę, to pamiętam. Baaaardzo rzadko coś mi wylatuje z głowy.

6. Sposoby na rozpraszacze.

Pamiętam, jak w liceum uczyłam się do klasówki z biologii siedząc w wannie w łazience. Okazało się, że to super sposób, bo ograniczona ilość bodźców sprawiła, że szybko umiałam się skupić na materiale.

Bardzo łatwo się rozpraszam. Tu kawa, tu spojrzenie na naczynia w zlewie, potem przypomina mi się jakaś piosenka, szukam jej na YouTube, potem przy okazji włączę podcast, potem sprawdzam konto na Instagramie…  Tak mam, ale walczę z tym.

Nie mam w telefonie Facebooka. Nie sprawdzam, co tam u znajomych. To samo na komputerze – mam zablokowanego wall’a, więc nawet nie mam już odruchu odświeżania strony w nadziei, że tym razem pokaże się coś naprawdę fajnego, a nie tylko sterta reklam.

A gdy mam naprawdę coś ważnego do zrobienia? Robię to w ciszy.

To, co się u mnie też sprawdza, to praca w kawiarniach. W dwie godziny jestem w stanie zrobić wszystko, co mam zapisane na liście. Magia kawy?

7. Co możesz zrobić w 2 minuty, zrób od razu, czyli szybka organizacja czasu

Jest różnica między szybką odpowiedzią ,,ok” na mejla z pytaniem. A czym innym jest przygotowanie wyceny i pomysłów na kampanię. To pierwsze możesz zrobić od razu, z tym drugim lepiej poczekać, lepiej znaleźć na to czas.

Są rzeczy, które możesz zrobić od razu, by nie piętrzyć zadań na potem. Szybki mejl, szybki telefon, szybki sms. Zrób to szybko i zapomnij.

8. Nie musisz być jak pizza na telefon

Organizacja czasu to też podział – praca i dom. To też balans między tym, co chcesz robić, a tym, co inni chcą, żebyś zrobiła.

Gdy odbierasz każdy telefon. Gdy odpisujesz w ciągu 30 sekund na każdego mejla. Gdy nigdy nie odmawiasz i zawsze jesteś chętna do pomocy, nawet kosztem swojej pracy – wtedy jesteś jak pizza. Jak tania pizza na telefon.

Ja czasem nie odbieram, nie odpisuję. Wyłączam pocztę. Udaję, że mnie nie ma.

Czasem to działa.

Ale, jak zaznaczyłam na początku, ja zawsze się wyrabiam i choćbym miała pracować pół nocy, zadanie będzie zrobione. Tym, że daję rozpraszaczom pole do popisu, czy to, że lubię dość spontaniczny tryb życia, sama sobie szkodzę. Ale znam ten schemat, wiem, czym to grozi i jak za to będę musiała zapłacić. Czasem i uwagą. Jednym odcinkiem serialu mniej i krótszym snem.

 Ale to ja 🙂

A Ty? Jak zarządzasz swoim czasem? Co Ci w tym pomaga?

 

 

_____________________________________

Podoba Ci się KALENDARZ?

Znajdziesz go TUTAJ.

27 komentarzy

  1. Super artykuł, jakby tak pomyśleć to rozplanowanie sobie wszystkich zadań bardzo ułatwia rozwiązanie nawet tych najcięższych spraw. Kiedy ma się tak rozpisany plan działania to wykonanie go na prawdę przynosi ogromną satysfakcję. Bardzo ciekawe pomysły nam Pani tutaj podała i aż uśmiech pojawił mi się na twarzy po przeczytaniu tak pozytywnych rad na, tak na prawdę, poukładanie sobie życia:-)

  2. Witaj, Moniko!

    Super wpis, prosto w sedno 🙂

    “jak trzeba coś zrobić, to nagle okazuje się, że trzeba wyprasować ciuchy z całej szafy, trzeba złożyć szafkę z IKEA, trzeba zatemperować wszystkie ołówki, jakie są w domu…” – o to to – to ja! Och, jakie to jest męczące. Wszystko inne robi się strasznie ważne. Dzieci tak mają, jak mają zabrać się do nauki (a przynajmniej mój synek to uskutecznia). A co ciekawe, również jestem postrzegana jako guru organizacji. O, ironio!

    Ale walczę z tym i całkiem dobrze mi idzie. Lista rzeczy do zrobienia – jak najbardziej, ale pilnuję, aby nie było na niej za dużo, bo wtedy działa to trochę zniechęcająco. Z akcesoriów do planowania używam tradycyjnego książkowego kalendarza i aplikacji Trello, w której mam swoje Centrum Dowodzenia. Póki co, to u mnie sprawdza się najlepiej.

    Dziękuję Ci za ten wpis, bo zawiera mnóstwo fajnych spostrzeżeń 🙂

    Pozdrawiam,
    Marta

  3. Teach me 🙂 Ja z organizacja mam spore problemu, a bez kalendarza nie wyobrażam sobie codziennej pracy. Z pamięcią też słabo 🙂 Dzięki za ciekawe porady!

  4. Tego właśnie potrzebowałam! Dziękuję za świetne porady. Moja organizacja mocno, ale to mocno kuleje 🙁 Mam nadzieję że twój wpis mnie mocno zmotywuję! Dziękuję i pozdrawiam!

  5. Jak się czegoś pragnie to siedzi to w głowie.Kalendarz jak najbardziej bardzo ciekawy pomysł.Osobiście u mnie rozmyślam wieczorem co zrobię następnego dnia i staram się to wykonać.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *